Lingkungan suatu perusahaan terdiri dari delapan elemen. Elemen-elemen tersebut menggambarkan organisasi atauperseorangan, serta mencakup para pemasok, pelanggan, serikat buruh, masyarakat keuangan, pemegang saham atau pemilik, pesaing, pemerintah dan masyarakat global. Elemen-elemen ini membentuk supersistem yang lebih besar yang disebut masyarakat. Sumber daya mengalir antara perusahaan dan elemen-elemen lingkungan.
Usaha awal perusahaan menggunakan informasi sebagai suatu cara mencapai keunggulan kompetitif dimulai dengan membuat hubungan komputer dengan para pelanggan. Elektronic data in terchange, atau EDI, meberikan dasar teknologi bagi perusahaan-perusahaan untuk berkumpul membentuk sistem antar organisasi (Interoganizational system), atau IOS. EDI dapat menangani transmisi elektronik kepada dan dari pelanggan, pemasok, pemerintah, dan masyarakat keuangan. Arus informasi dengan elemen lingkungan yang lain lebih sukar dilakukan secara elektronik, dan mungkin menggunakan hubungan non-komputer. Pandangan yang mutahir mengenai keunggulan kompetitif menyadari pentingnya arus informasi antara semua elemen lingkungan.
Sumber daya informasi mencakup perangkat keras, fasilitas, perangkat lunak, database, spesialis informasi, informasi dan pemakai. Sumber daya yang ditempatkan dalam jasa informasi dikelola oleh CIO. Konsep CIO mengakui manajer jasa informasi sebagai seorang eksekutif. Sumber daya informasi yang terletak diluar jasa informasi dikelola oleh para manajer area pemakai.
Semua manajer membuat rencana, dan eksekutif terlibat dalam perencanaan strategi jangka panjang. Usaha awal mengembangkan suatu rencana strategis untuk jasa informasi disebut transformasi kumpulan strategi (Strategy set transmortion). Walau metodologi ini masih dipraktekan, tidak ada jaminan bahwa sumber daya informasi yang dibutuhkan tersedia. Maslah ini dapat dipecahkan dengan mengembangkan rencana-rencana strategis untuk perusahaan dan jasa informasi secara bersamaan. Pendekatan ini dinamakan perencanaan strategis sumber daya informasi (Strategic planning for information resources), atau SPIR. Hasil dari SPIR adalah suatu rencana yang mengidentifikasi kebutuhan sumber daya informasi bagi tiap subsistem CBIS untuk periode yang tercakup dalam jangka waktu perencanaan strategis.
Tugas SPIR menjadi semakin rumit karena meningkatnya end-user computing, atau EUC. Tidak semua pemakai akhir memiliki kemampuan yang sama. Sebagian hanya dapat menggunakan menu, sebagian dapat menggunakan bahasa perintah, dan sebagian memiliki keahlian pemrograman. Sebagian lagi adalah para spesialis informasi yang ditempatkan pada area pemakai. Walaupun semakin banyak sistem yang dikembangkan oleh pemakai akhir, sistem-sitem tersebut biasanya DSS yang relative sederhana dengan sistem OA yang dimaksudkan bagi mendukung perseorangan. Sistem-sistem selebihnya tetap dikembangkan secara bersama-sama oleh pemakai dan spesialis informasi.
EUC kan terus ada, EUC menguntungkan perusahaan dengan memindahkan sebagian beban kerja pengembangan sistem kepada pemakai serta menjembatani kesenjangan informasi. Resiko yang terdapat dalam EUC berkaitan dengan sistem yang buruk sasarannya, sistem yang buruk rancangan dan dokumentasinya, penggunaan sumber daya perangkat keras dan perangkat lunak yang tidak efisien, hilangnya integritas data, hilangnya keamanan. Resiko-resiko ini dapat dikurangi bahkan dihilangkan dengan pengendalian manajemen.
Gagasan bahwa manajer perusahaan harus terlibat dalam manajemen informasi adalah suatu pengungkapan baru, dan disebut manajemen sumber daya infomasi (Information resource man agement), atau IRM. IRM berkembang jika :
1. Perusahaan berusaha memanfaatkan informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif
2. Para eksekutif menyadari jasa informasi sebagai suatu area fungsional utama
3. Para eksekutif menerima CIO dalam lingkungan elit mereka
4. Para eksekutif memperhatikan sumber daya informasi saat membuat perencanaan strategis
5. Terdapat suatu rencana strategis sumber daya informasi yang formal
6. Rencana tersebut membahas masalah end-user computing.
IRM adalah suatu konsep terintegrasi yang menyatakan lingkungan, tingkat-tingkat manajemen, area-area fungsional, sumber daya informasi, dan para pemakai. Keberhasilan IRM akan menjadi tanggung jawab para eksekutif.
II. Pembahasan
Memandang informasi sebagai suatu sumber daya bukanlah sesuatu yang baru. Yang terjadi pada decade terakhir ini adalah kesadaran bahwa sumber daya informasi jauh melebihi informasi itu sendiri. Manajemen sumber daya informasi (Information resources management), atau IRM, adalah aktifitas yang dijalankan oleh manajer pada semua tingkatan dalam perusahaan dengan tujuan mengidentifikasi, memperoleh, dan mengelola sumber daya informasi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pemakai.
Elemen-elemen IRM yang diperlukan
Walau seorang pemakai individu dapat mempraktekan IRM, pendekatan paling efektif bagi perusahaan adalah mengebangkan suatu rencana formal yang harus di ikuti setiap orang. Agar suatu perusahaan dapat mencapai IRM secara penuh, perlu ada satu set kondisi tertentu. Kondisi-kondisi tersebut meliputi:
· Kesadaran bahwa keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui sumber daya informasi yang unggul. Para eksekutif perusahaan dan manajer lain yang terlibat dalam perencanaan strategis memahami bahwa perusahaan dapat men-capai keunggulan atas para pesaingnya dengan mengelola arus informasi.
· Kesadaran bahwa jasa informasi adalah suatu area fungsional utama. Struktur organisasi mencerminkan bahwa jasa informasi sama pentingnya dengan area fungsional utama lain seperti keuangan dan pemasaran.
· Kesadaran bahwa CIO adalah eksekutif puncak. CIO meberi kontribusi, jika memungkinkan, pada pemecahan masalah yang mempengaruhi seluruh operasi perusahaan, bukan hanya operasi jasa informasi. Kesadaran ini paling mudah ditunjukkan dengan menyertakan CIO dalam komite eksekutif.
· Perhatian pada sumber daya informasi perusahaan saat membuat perencanaan strategis. Saat para eksekutif terlibat dalam perencanaan strategis untuk perusahaan, mereka memperhatikan sumber daya informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan strategis.
· Rencana strategis formal untuk sumber daya informasi. Terdapat suatu rencana formal untuk memperoleh dan mengelola sumber daya informasi. Sumber daya itu harus mencakup yang berada pada area pemakai maupun jasa informasi.
· Strategi untuk mendorong dan mengelola end-user computing. Rencana strategi sumber daya informasi membahas cara membuat sumber daya informasi tersedia bagi para pemakai akhir, sambil tetap mempertahankan pengendalian atas sumber daya tersebut.
IRM menceriminkan pemahaman mengenai nilai informasi dan sumber daya yang menghasilkan informasi. Manajer disemua tingkatan memang member kontribusi pada IRM, tetapi sikap eksekutif puncak, seperti CEO dan anggota komite eksekutif lain, adalah kuncinya. Jika para pemimpin ini tidak memahami bahwa sumber daya konseptual sama pentingnya dengan sumber daya fisik, IRM tidak akan pernah terjadi.
Model IRM
Kondisi-kondisi IRM yang diperlukan tersebut tidak berada terpisah tetapi bekerja sama secara terkoordinasi, seperti digambarkan pada gambar berikut:
Gambar: model IRM
Sumber: buku sistem informasi manajemen
1. Lingkungan perusahaan
Delapan elemen lingkungan perusahaan memberikan latar belakang untuk mencapai keunggulan kompetitif. Para eksekutif menyadari perlunya mengelola arus sumber daya sebagai cara untuk memenuhi sejumlah kebutuhan elemen-elemen lingkungan dalam pasar yang kompetitif.
2. Eksekutif perusahaan
CIO disertakan dalam kelompok eksekutif yang mengarahkan perusahaan menuju tujuannya. Salah satu aktivitas kunci kelompok ini adalah perencanaan strategis.
3. Area fungsional
Jasa informasi disertakan sebagai suatu area fungsional utama, dan setiap area bersama-sama mengembangkan rencana-rencana strategis yang mendukung rencana strategis perusahaan. Salah satu dari rencana fungsional ini adalah rencana strategis sumber daya informasi yang dipersiapkan oleh jasa informasi bekerja sama dengan area fungsional lain.
4. Sumber daya informasi
Rencana strategis sumber daya informasi menggambarkan bagaimana semua sumber daya informasi akan diperoleh dan dikelola. Sebagian sumber daya ini dipusatkan dalam jasa informasi, dan sebagian didistribusikan diseluruh perusahaan dalam pusat-pusat informasi dan area-area pemakai.
5. Pemakai
Data dan informasi mengalir antara sumber daya informasi dan para pemakai. Sebagian pemakai ikut serta dala end-user computing.
Gambar tersebut memperlihatkan bagaimana tingkat-tingkat sistem mempengaruhi manajemen sumber daya informasi. Lingkungan membentuk super sistem dari perusahaan. Manajer perusahaan pada tingkat tertinggi merencanakan strategi yang memampukan perusahaan sebagai suatu sistem mencapai tujuannya. Area-area fungsional menggambarkan subsistem perusahaan, dan rencana-rencana strategis mereka mendukung rencana trategis perusahaan. Semua
III. Daftar Pustaka
Jr, Raymond Mcleod. 19995. Sistem Informasi Manajemen. Jilid 1. Texas: PT Prenhallindo.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar